1. Erheben, Verarbeiten und Nutzung personenbezogener Daten
1.1 Allgemeines
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf die Benutzerinnen und Benutzer der Website
(Erziehungsberechtigte sowie Schülerinnen und Schüler) beziehen (siehe auch Art. 4 Ziffer 1 DSGVO).
1.2 Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Registrierung
Im Zusammenhang mit der einmaligen Registrierung werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:
1.2.1 Erziehungsberechtigte minderjähriger Kinder müssen als Pflichtangaben eine E-Mail-Adresse
und ein Passwort für die spätere automatisierte Verarbeitung zur Nutzung der Website angeben.
Im Rahmen der Einwilligung werden im nicht automatisierten Verfahren Name, Vorname, Adresse
und Geburtsdatum zur Verifikation und zum Nachweis der Einwilligung erhoben.
1.2.2 Für volljährige Schülerinnen und Schüler, die das Eltern-Portal selbst nutzen wollen,
gilt das vorstehend Gesagte entsprechend.
1.2.3 Zum Zwecke des webbasierten Abschlusses der Registrierung werden den Benutzern PINs zugeordnet.
1.3 Nutzungsdaten
1.3.1 Die Schule darf Nutzungsdaten (personenbezogene Daten einer Benutzerin/eines Benutzers,
um die Inanspruchnahme von Telemedien zu ermöglichen) nur verarbeiten, soweit dies erforderlich ist.
Nutzungsdaten sind insbesondere Daten zur Identifikation über den Nutzungszeitraum
oder den konkreten Dienst.
1.3.2 Zur systeminternen Identifikation der Benutzerin/des Benutzers werden folgende Daten verarbeitet:
1.3.3 In diesem Zusammenhang verarbeitet die Schule personenbezogene Daten wie folgt:
Informationen über den letzten Besuch der Website, um einen eventuellen Missbrauch
der Zugangskennung anzuzeigen. Dies geschieht in der Regel durch die Speicherung von Datum und Zeit
der letzten Anmeldung. Für die Dauer der Sitzung wird ein Cookie verwendet,
um die Bedienung der Website zu erleichtern. Nähere Information zu Logfiles und Cookies siehe unten.
1.3.4 Eine Zusammenführung von Nutzungsdaten verschiedener Telemediendienste erfolgt nicht.
1.3.5 Eine Verwendung der Nutzungsdaten für Zwecke der Werbung, Marktforschung oder zur
bedarfsgerechten Gestaltung der Telemedien erfolgt nicht.
1.3.6 Eine Verarbeitung von Nutzungsdaten im Sinne von Abrechnungsdaten ist ausgeschlossen.
1.4 Persönliches Profil / Inhaltsdaten / Weitere Verarbeitung von Kommunikationsdaten im Info-Portal
1.4.1 Mit dem Abschluss der Registrierung wird automatisiert eine Profilseite angelegt.
Auf dieser werden die bei der Registrierung hinterlegte E-Mail-Adresse und das Passwort
als notwendige Kontendaten (Pflichtangaben) angezeigt und können von der Nutzerin/dem Nutzer
auch nachträglich verändert werden.
1.4.2 Im persönlichen Profil können weitere Angaben, wie z.B. Titel, Vorname und Name, freiwillig erfolgen.
1.4.3 Für jedes Kind, welches Schülerin bzw. Schüler der Schule ist und für welches das Eltern-Portal
genutzt werden soll, muss eine entsprechende Auswahl getroffen werden. Dazu muss die von der
Schule zur Verfügung gestellte PIN verwendet werden.
1.4.4 Die Schule nutzt ihrerseits als Schulverwaltungsprogramm das Produkt „Info-Portal“.
Hierbei handelt es sich um Application-Service-Providing (Softwareüberlassung).
1.4.5 Die beiden Systeme „Eltern-Portal“ und „Info-Portal“ – insbesondere deren Datenbestände – sind
grundsätzlich physikalisch und logisch voneinander strikt getrennt. Der automatisierte Zugriff von einem
auf das andere Portal ist nicht möglich.
1.4.6 Startet eine Benutzerin/ein Benutzer des Eltern-Portals eine Anfrage an die Schule
oder will sie/er dorthin eine Information senden (z.B. Terminwunsch oder Krankmeldung),
erfolgt dies unter Nutzung eines automatisiert pseudonymisierten Schlüssels.
Dieser wird im Info-Portal erzeugt und kann nur dort deanonymisiert werden.
1.4.7 Personenbezogene Daten (z.B.Namen der Lehrkräfte, Stundenpläne, Sprechzeiten etc.)
werden nicht vom Info-Portal in das Eltern-Portal speichertechnisch übertragen,
sondern nur zur Laufzeit angezeigt. Soweit einzelne Prozesse (z.B. Terminwunsch)
mit solchen weiteren Daten verknüpft werden müssen, erfolgt das ebenfalls unter Verwendung
pseudonymisierter Schlüssel, die nur im Info-Portal wieder deanonymisiert werden können.
1.4.8 Durch das Starten eines entsprechenden Prozesses im Einzelfall (z.B. Krankmeldung, Terminwunsch)
willigen die jeweiligen betroffenen Benutzerinnen und Benutzer darin ein,
dass die dafür notwendigen Daten entsprechend dem Info-Portal zur Verfügung gestellt werden.
1.4.9 Auf die sodann im Info-Portal verfügbaren Daten haben nur die nach den für Schulen
geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen berechtigten Lehrkräfte
sowie das Verwaltungspersonal Zugriff. Für die weitere Verarbeitung dieser Daten
im Info-Portal gelten die dafür maßgeblichen datenschutzrechtlichen Regelungen.